Estamos viviendo una etapa de transformación digital que se ve reflejada en el sector, por eso en este artículo te queremos dar las claves para digitalizar tu asesoría. Muchos socios y gerentes de despachos profesionales han decidido apostar por acelerar la digitalización de su negocio con el objetivo de ser más eficientes, prestar un servicio de mayor valor, mejorar la captación y gestión de clientes o agilizar los procesos internos.Índice del artículo
Beneficios de digitalizar mi asesoría
Existen muchas claves para digitalizar tu asesoría, pero algunas de las más importantes cuando inicias el proceso son:
Mejorar la gestión de tareas
Al digitalizar tu asesoría podemos contemplar la opción, según las necesidades del despacho y el volumen de trabajo, de buscar un software que incorpore un gestor de tareas o de trabajo en equipo. Estas soluciones nos permiten organizar los procesos de forma mucho más eficiente y gestionar a nuestros profesionales de forma organizada. Además, nos permitirá no pasar tareas por alto ya que nos avisará cuándo están completadas o cerca de su fecha de vencimiento.
Agilizar los procesos del despacho
Contar con un software de contabilidad que se ajuste a los procesos que realizamos en el día a día de nuestros despachos nos ayudará a poder realizar estos procesos de forma más rápida y organizada. Existen algunos softwares diseñados especialmente para asesorías que incluso automatizan algunos procesos como el alta de clientes en la AEAT o el rellenado de modelos. Es importante que identifiques qué software se ajusta más a tus necesidades y a las de tus clientes. Para agilizar aún más los procesos algunas soluciones incentivan la comunicación y la colaboración entre el despacho y sus clientes, mejorando así tanto la productividad que tiene nuestro despacho como la percepción de valor del servicio y de implicación que tienen los clientes.93 250 93 42
Control a tiempo real
Algunas soluciones de las que hay actualmente en el mercado ya trabajan con información a tiempo real; por ejemplo Quantum. Esto significa que cuando consultes la información de tu propia asesoría o de los clientes verás siempre la información actualizada, ya sea el estado de las cuentas, la emisión de facturas u otros procesos contables y no contables. Esto nos permite consultar cualquier dato necesario sin esperas, agilizando nuestros procesos y evitando tiempos muertos a la espera de obtener datos o información.
Además, conocer el estado de todos los procesos a tiempo real nos ayudará en la toma de decisiones y la elaboración de planes estratégicos que nos lleven a cumplir nuestros objetivos.
Captar clientes para el despacho
Es indiscutible que el entorno digital se ha convertido en algo indispensable para captar clientes para asesorías. Contar con presencia en los medios digitales puede ayudarnos a llegar a un gran número de clientes potenciales en nuestra zona geográfica. Tener un sitio web es un factor importante, pero también es importante realizar acciones para atraer tráfico a esta, como puede ser SEO, SEM o Social Selling. Además, estos potenciales clientes a los que podemos llegar requerirán de una acción comercial, pues son usuarios que están buscando servicios que nosotros ofrecemos mediante marketing digital para asesorías.
¿Cómo digitalizar tu asesoría?
Iniciar un proceso de transformación digital para despachos puede parecer algo para lo que no se requiere preparación, pero nada más lejos de la realidad. Si queremos que la transformación digital nos de las soluciones que deseamos, debemos trabajar y planear la implantación de la tecnología como una parte vital del día a día del despacho.
Definición de objetivos
Es esencial que tengamos definidos los objetivos que queremos lograr con esta digitalización y debemos recordar que hay que ser realistas. Es importante saber diferenciar los objetivos a largo y corto plazo. La transformación digital puede llevarse a cabo de forma progresiva para facilitar la adaptación de los equipos de trabajo y de los clientes, por lo tanto podemos aplicar poco a poco los diversos factores que la digitalización implica.
Establecer una estrategia para nuestro despacho
Una vez establecidos los objetivos debemos identificar cómo queremos alcanzar cada uno de ellos y qué acciones clave debemos realizar para ello. En ocasiones será necesario analizar las herramientas tecnológicas que existen en el mercado y estudiar cómo estas se ajustan a las necesidades y objetivos que tiene nuestro negocio. Es importante establecer límites u horizontes temporales en los que queremos cumplir cada acción, esto nos ayudará a llevar a cabo la transformación digital de la asesoría de una forma más organizada y efectiva.
En ocasiones, por mucho conocimiento que tengamos de tecnología y del sector, puede resultar difícil realizar una estrategia de negocio para despachos que resulte factible y eficiente. Es recomendable que te dejes asesorar por expertos que cuenten con experiencia en procesos similares y que puedan aportar una visión basada en la experiencia a tu caso.
La implementación
Una vez tenemos la estrategia a seguir, debemos implementarla. Es importante definir los responsables de cada acción y mantener un control sobre el cumplimiento de estas. Durante esta fase deberemos implementar también los programas que vayamos a utilizar para mejorar el funcionamiento de nuestro despacho. Esta fase puede realizarse de forma progresiva, de hecho es lo recomendable ya que realizar muchos cambios de golpe en la forma de trabajar y organizar el despacho pueden resultar contraproducentes y bajar el rendimiento de nuestro equipo de profesionales.
Análisis y rectificación
Tanto durante la implementación como después de esta, debemos analizar y medir el resultado de las acciones realizadas. El proceso de digitalización no tiene por qué ser 100% efectivo en su primera implementación y puede requerir de rectificaciones en aspectos menores y puntuales. Analizar los resultados y compararlos con los anteriores a la transformación digital del despacho nos ayudará a valorar los beneficios que este proceso nos ha aportado y medir la rentabilidad de la inversión realizada, además nos ayudará a tomar decisiones en un futuro.
Conclusión
Pese a que es verdad digitalizar tu asesoría se realiza principalmente en un espacio de tiempo concreto debemos tener en mente que el sector de la tecnología es un sector que se encuentra en constante evolución y por lo tanto puede que debamos adaptarnos a las nuevas tendencias que en este surjan. Mantenernos informados y vigilar nuestros medios digitales puede ayudarnos a anticipar tendencias y aprovechar nuevas oportunidades para nuestra asesoría.
Los procesos de transformación digital requieren de un conocimiento del sector tecnológico así como del sector de los despachos profesionales y de experiencia en procesos similares. Dejarse aconsejar por expertos en estos procesos puede ahorrarnos tiempo, dinero y dolores de cabeza. En izquierdomotter hemos asesorado y acompañado a numerosos despachos profesionales en sus procesos de digitalización. Si necesitas resolver alguna duda o consultarnos alguna cuestión relacionada con la digitalización de tu asesoría, estaremos encantados de ayudaros.
